Maintenir les systèmes de surveillance de la conformité des rapports dans Sunsystem en ligne avec les politiques et procédures de gestion financière de WVI.
Ce poste fournira également des informations financières aux parties prenantes du siège social, du bureau extérieur et des partenaires de mise en œuvre du projet pour la prise de décision afin d'améliorer l'efficacité et de réduire les risques.
MAJOR RESPONSIBILITES
% of time Activity End Results
Processus de décaissement• Processus de décaissement• Examiner toutes les demandes de paiement relatives aux achats, aux départements et aux avances pour s'assurer qu'elles sont conformes aux procédures financières et aux normes de WVI.• Vérifiez toutes les demandes de paiement pour la disponibilité des fonds par rapport au rapport mensuel Budget vs Réel mensuel et si les projets sont fermés ou actifs. Surveiller les dépenses réelles des départements par rapport aux postes budgétaires approuvés et alerter la direction de toute irrégularité.• Publiez des bons apports complets et précis dans Sunsystems.• Développer des outils et des processus appropriés et efficaces pour mesurer et documenter les délais de paiement et réduire les délais en utilisant une méthodologie d'amélioration des processus métier. • Les imputations comptables sont correctes• Les données financières sont fiables• Les fournisseurs sont payés à temps• Le budget est exécuté selon les prévisions
Contrôles internes• Aider à l'allocation des ressources stratégiques de niveau NO entre les programmes techniques et les Projets dans le cadre de la stratégie NO• Surveiller et mettre en œuvre les vérifications et contrôles établis dans les achats du bureau national et conformément à la politique d'approvisionnement et aux directives budgétaires de WVI.• Coaching et formation des parties prenantes dans l'analyse et la revue de budget• Examiner, réviser et afficher les demandes de budget ministériel dans Sunsystem et fournir des rapports sur une base mensuelle et trimestrielle conformément au budget global de WVI Haiti.• Supporter les Départements pour assurer la disponibilité des ressources pour mettre en œuvre les activités prévues• Personne-ressource clé pour l'examen du budget du ministère• Utilisateur clé des rapports Sun6 pour NO • Les ressources sont adéquatement allouées et on n’enregistre pas de plaintes des bailleurs de fonds
Les sous-récipiendaires sont capacités et peuvent fournir des données de qualité et à temps.
Gérer les modifications et les mises à jour dans Sunsystem• Mettre à jour le plan comptable avec tous les nouveaux sous-comptes, les codes d'analyse à la fois les codes T et A, selon les besoins de temps à autre.• Codifier les projets spéciaux suivant les codes bailleurs pour faciliter le rapportage • Effectuer des annulations de comptes dans la base de données en même temps que des allocations de compte pour corriger les données capturées à utiliser dans d'autres procédures et pour s'assurer que les données suivent les directives de saisie de données prescrites• Réévaluer le grand livre pour égaliser les différences de change dans les rapports financiers.• Surveiller les modifications des données par les comptables régionaux pendant la préparation du rapport.• Assurer la liaison avec l'équipe FRSC CAL Shared pour s'assurer que la répartition des coûts est effectuée sur une base mensuelle.• Analyser, identifier et mettre en œuvre les domaines d'amélioration des processus sunsystem. Les imputations comptables sont correctes et contribuent à fournier une image réelle de la situation financière de l’organisation
Réconciliation• Assurer le rapprochement en temps opportun des comptes bancaires restreints, y compris : Compte 121- Financement direct du Bureau d'appui en espèces restreint, Compte 121-Subventions en espèces restreintes, Compte 121- Fonds local en espèces restreint et Compte 132 - Fonds affectés , Placement de retraite / indemnité de départ dans GL avec relevés bancaires et s'assurer que tous les éléments de rapprochement sont résolus en temps opportun, y compris les comptes bancaires suivants. Les comptes bancaires sont réconciliés et pas de suspend de plus de six mois.
Renforcement des capacités dans Sunsystem• S'assurer que les nouveaux utilisateurs sont formés à la base de données de Haiti Sunsystem en fournissant une formation sur le tas sur Sunsystem / Info Query & Analysis• Opérations de base de Sun - Saisie du grand livre, importation du grand livre et liste des tenues de journal, allocation de compte, etc.• Importation et extraction de données dans Infor Q&A• Génération de rapports à l'aide d'Infor Q&A• Analyse à l'aide de tableaux croisés dynamiques• Vérification de l'exhaustivité des revues de journaux La capacite du staff est renforcee en sunsystem et dans l’analyse des comptes/rapportage financier
Audit• Faciliter le personnel d'audit interne et externe à effectuer un audit financier annuel dans les rapports financiers et Sunsytems.• Mettre en œuvre les recommandations d'audit dans les 90 jours suivant l'audit. Les documents essentiels sont bien conservés pour les besoins légaux et d’audit
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